Sistemas hoteleiros indispensáveis para gestão do hotel

5 sistemas hoteleiros indispensáveis para organizar seu hotel ou pousada

Os sistemas hoteleiros nada mais são do que ferramentas de auxílio, para um setor que demanda velocidade e assertividade em cenários que estão constantemente evoluindo. Com eles, você ganha tempo, se organiza melhor e profissionaliza a gestão do meio de hospedagem.

Muitos profissionais do setor temem automatizar seus processos, porém se esquecem que muitos sistemas hoteleiros fazem exatamente isso. Eles partem de um ponto em em comum para muitas tecnologias, a automação operacional.

De um lado, temos o papel e caneta e incontáveis linhas e colunas em uma planilha do Excel, do outro, temos um sistema hoteleiro criado especificamente para fazer isso por você.

Abaixo, trago os 5 sistemas hoteleiros indispensáveis para qualquer meio de hospedagem!

1 – Property Management System (PMS)

Vamos começar com o sistema PMS, ou Property Management System (sistema de gestão da propriedade). É o sistema hoteleiro mais completo e que abre o leque de integrações com muitos outros, como o CM e o motor de reservas.

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O modelo acima, disponibilizado pelo TD, Travel Daily Media, exemplifica a estrutura geral de um PMS. Existem várias empresas que vendem sistemas hoteleiros, e sua complexidade e estrutura pode variar. Em alguns, o sistema PMS tem mais funcionalidades, outros são mais enxutos.

O fundamental de um sistema PMS, que você vai encontrar na maioria dos softwares disponíveis no mercado, é o status das reservas e um painel para controle e gestão do inventário. Visualmente, um sistema PMS se parece com um calendário, revelando detalhes das reservas, como nome do hóspede, data da reserva, diária cobrada, tempo de estadia, entre outras informações importantes.

O que você pode verificar pelo desenho da estrutura geral de um sistema PMS é que este não está conectado diretamente ao Channel Manager (CM) do hotel ou pousada, mas sim ao sistema central de reservas, que cuida da gestão de reservas diretas e do seu motor de reservas. A função do CM é mais específica, como veremos adiante.

2 – Channel Management System (CMS)

Um viajante acaba de chegar no hotel, sem reserva prévia. Tem um quarto padrão vago e a recepcionista o reserva para o novo hóspede. Seu próximo passo será preencher as informações da reserva no PMS, que atualizará o inventário do hotel no sistema central de reservas (CRS).

Se este for integrado ao CM, o que é recomendável, automaticamente serão atualizados todos os outros canais de distribuição de venda do hotel, todos os sites das OTAs e demais distribuidores.

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Portanto, o que o Channel Manager faz é atualizar o inventário do hotel simultaneamente em vários canais de venda. Ao invés de entrar, um por um, nos sites das Agências de Viagem Online, o CM faz isso por você.

Ainda, o inverso também é verdadeiro. Quando um viajante reserva um quarto através da Booking, automaticamente a disponibilidade no seu próprio sistema de reservas será atualizada.

Simplificando, o Channel Manager é um sistema hoteleiro que automatiza a gestão de preços, disponibilidade e reservas em todos os canais de venda online do hotel. Esse é o sistema central para o seu hotel evitar casos de overbooking e se manter dentro dos parâmetros legais da paridade tarifária.

3 – Motor de reservas online

As reservas diretas é um fator importante para a saúde financeira de qualquer meio de hospedagem. Um bom motor de reservas online no site do hotel vai lhe conferir maior independência e controle sobre o próprio inventário, diminuindo a necessidade de distribuidoras que cobram altas comissões, como a Booking e Expedia.

Mesmo assim, não é qualquer motor de reservas online disponibilizado no mercado que vai ajudá-lo a alavancar as reservas diretas. É importante que o sistema escolhido esteja integrados aos outros sistemas de gestão hoteleira, como o Channel Manager e o sistema central de reservas.

O motor de reservas, apesar de ter como principal porta de entrada o site do hotel, também pode ser acessado pelo viajante em diferentes plataformas. Não se esqueça que grande parte do tráfego de viajantes em seu site são via mobile. Por isso, se certifique que o motor de reservas escolhido tem uma versão otimizada para smartphones.

Além disso, as reservas online feitas através das redes sociais e aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, também podem ter baixa automática no sistema de reservas do hotel, sem precisar ser inseridas manualmente no PMS.

4 – Customer Relationship Management (CRM)

Todos os dias, centenas de viajantes entram em contato com o hotel através de multicanais de atendimento online. Os dados provenientes desse contato podem oferecer valiosos insights do comportamento, desejos e principais objeções do viajante.

Muitos hotéis encontram dificuldade em oferecer uma experiência personalizada para seus hóspedes, que esteja de acordo com suas expectativas. Com um sistema de “gestão de relacionamento com o cliente”, o CRM, o hotel pode coletar, organizar e visualizar os dados dos potenciais hóspedes na forma de gráficos e relatórios.

Assim, criar campanhas de marketing, pré e pós estadia, e desenvolver programas de fidelidade, é facilitado, com decisões fundamentadas nas preferências reais e específicas dos seus hóspedes.

Por exemplo, uma plataforma de atendimento online que já trocou 40 milhões de mensagens com viajantes, têm acesso a dados importantes como:

  • Horários com maior demanda de atendimento;
  • Os principais canais de atendimento do hotel;
  • % de viajantes que perguntam por cotações;
  • Você pode usar essas informações para criar estratégias na área de vendas, marketing e de atendimento do hotel.

    5 – Revenue Management System (RMS)

    Estratégias de precificação em hotéis é uma operação complexa. Muitas vezes, reservar um quarto com a maior diária possível não deve ser a prioridade do hotel. Os preços na hotelaria são flutuantes, dependem das época do ano, se é baixa ou alta temporada, de eventos e outras situações difíceis de prever.

    Por exemplo, é mais lucrativo fechar a reserva de uma única diária com o preço máximo, ou fechar duas diárias com um preço menor? A resposta depende de muitas variáveis, como a taxa de ocupação e a disponibilidade do quarto.

    Para ajudar hoteleiros a tomarem essa decisão, sem precisar se afundar em dados, números, gráficos, e mais números que não parecem fazer sentido, um sistema de gerenciamento de receita (RMS) faz esse trabalho analítico por você.

    O RMS pode te dar uma previsão precisa de preços e ajudá-lo a controlar o inventário de quartos disponíveis. Ainda, se integrado ao sistema PMS do hotel, as recomendações de preços são dadas em tempo-real, levando-se em conta as entradas e saídas de hóspedes, tempo de estadia, cancelamentos, etc…

    Automatizando a gestão do hotel com sistemas hoteleiros

    Pois bem, estes são alguns dos sistemas hoteleiros fundamentais para a gestão de hotéis, pousadas e resorts. Lembrando que, um dos alicerces desses sistemas é a gestão 100% online das operações de um hotel.

    Isso significa, dentre outras vantagens de ter um sistema de gestão hoteleira online, que é possível acessar os painéis de controle desses softwares de qualquer lugar.

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